El Institut Keselamatan Sosial Mexico (IMSS) telah mengambil langkah penting dalam strategi transformasi digitalnya dengan menetapkan bahawa e.tandatangan, atau tandatangan elektronik termajuIa akan menjadi satu keperluan wajib untuk menyelesaikan beberapa prosedur berkaitan majikan mereka secara dalam talian. Keputusan ini secara langsung memberi kesan kepada syarikat, majikan dan wakil undang-undang yang menguruskan pendaftaran pekerja, pemindahan dan pendaftaran majikan melalui internet.
Dengan langkah ini, organisasi tersebut berusaha memperkemas proses, memperkukuh keselamatan maklumat dan mengurangkan penggunaan kertas dalam prosedur pentadbiran mereka. Mulai tarikh yang dinyatakan dalam perjanjian, prosedur digital tertentu tidak lagi boleh dilakukan jika pengguna tidak mempunyai tandatangan elektronik yang sah dikeluarkan oleh Perkhidmatan Pentadbiran Cukai (SAT).
IMSS akan mewajibkan e.firma dalam prosedur dalam talian
Skim baharu itu ditakrifkan dalam persetujuan Majlis Teknikal IMSS dan diterbitkan dalam Warta Rasmi Persekutuan (DOF)yang memberikannya status rasmi. Dari permulaan kuat kuasanya, tandatangan elektronik tidak lagi menjadi tambahan pilihan dan akan menjadi alat utama untuk mengesahkan identiti dalam prosedur majikan elektronik.
Pihak berkuasa Institut menjelaskan bahawa tandatangan elektronik canggih akan membolehkan sahkan identiti corak dengan lebih tepatuntuk mengurangkan ralat kemasukan data dan memberikan kepastian undang-undang yang lebih besar kepada transaksi yang dijalankan melalui portal institusi. Ini memperkukuh penggunaan saluran digital sebagai kaedah pilihan untuk berinteraksi dengan IMSS mengenai pendaftaran dan kutipan.
Pelaksanaan kewajipan ini tidak terhad kepada perubahan teknikal, tetapi merupakan sebahagian daripada model penjagaan hibrid Sistem ini menggabungkan proses dalam talian dengan langkah-langkah secara bersemuka untuk prosedur tertentu. Dalam semua kes di mana kaedah digital digunakan, tandatangan elektronik akan menjadi elemen utama untuk pengesahan pengguna.
Prosedur IMSS yang manakah memerlukan tandatangan elektronik mandatori?
Perjanjian tersebut menyatakan bahawa tandatangan elektronik termaju akan menjadi sangat penting untuk satu siri prosedur majikan dalam talian, terutamanya yang berkaitan dengan pendaftaran syarikat dan pengurusan pekerja. Antara prosedur yang paling relevan ialah:
- Pendaftaran majikan dan pendaftaran dalam insurans risiko pekerjaan: prosedur yang diperlukan untuk mendaftarkan syarikat, majikan (individu atau entiti undang-undang) baharu, serta untuk menyambung semula aktiviti sebelum IMSS.
- Tugasan Pendaftaran Majikan Unik (RPU): pengurusan yang membolehkan pengumpulan beberapa pendaftaran majikan di bawah satu kunci, memudahkan pematuhan dengan obligasi dan kawalan pergerakan.
- Notis perubahan gabungan pekerja: termasuk pengambilan pekerja baharu, penamatan dan pengubahsuaian gaji yang dihantar secara digital ke Institut.
Dalam kes pemberitahuan perubahan gabunganMajikan akan dapat menggunakan tandatangan elektronik untuk mengesahkan penyerahan maklumat pukal secara elektronik, seperti semasa menandatangani PDF dengan sijil digitalIni amat berguna terutamanya untuk syarikat yang mempunyai bilangan pekerja yang ramai. Sistem ini menyokong, contohnya, memuat naik fail dalam format tertentu untuk berbilang rekod dalam satu operasi.
IMSS menjelaskan bahawa, apabila prosedur yang sama ini dijalankan secara bersemuka di tingkapBentuk pengenalan diri dan keperluan dokumentari lain masih akan wujud. Walau bagaimanapun, apabila prosedur dijalankan dalam talian, e.firma (tandatangan elektronik) akan menjadi cara yang diperlukan untuk mengesahkan identiti majikan atau wakil sah.
Tambahan pula, tandatangan elektronik disepadukan sebagai keperluan teknikal dalam prosedur yang berkaitan dengan Nombor Pengenalan Elektronik Majikan (NPIE) dan sijil digital, instrumen yang digunakan untuk memastikan komunikasi dalam talian antara Institut dan syarikat-syarikat.
Tarikh dan permulaan kuat kuasa obligasi baharu
Perjanjian itu sendiri, yang diterbitkan dalam Jurnal Rasmi Persekutuan Ia menyatakan bahawa peraturan baharu akan mula berkuat kuasa. lima belas hari bekerja selepas penerbitannyaTarikh akhir itu ditetapkan untuk memberi masa kepada kedua-dua jabatan dalaman Institut dan pengguna untuk menyesuaikan diri dengan sistem dan keperluan berkaitan dengan tandatangan elektronik.
Secara praktikal, tempoh tangguh ini bermaksud bahawa, bermula dari tarikh yang ditetapkan, Prosedur yang dimulakan kemudiannya mestilah mempunyai tandatangan elektronik yang sahSebarang permintaan yang dikemukakan selepas berkuat kuasa, tanpa elemen pengesahan ini, tidak boleh diselesaikan secara digital.
Sebaliknya, IMSS menjelaskan bahawa prosiding yang telah dimulakan sebelum perjanjian berkuat kuasa Ia mungkin diselesaikan mengikut peraturan sebelumnya. Iaitu, tidak akan ada kewajipan untuk mengkonfigurasi semula prosedur yang sedang berjalan atau memulakan semula permohonan yang telah dihantar kerana kekurangan tandatangan elektronik, dengan syarat ia bermula dalam rangka kerja kawal selia sebelumnya.
Peruntukan tarikh dan sebutan eksplisit tentang proses yang sedang berjalan bertujuan untuk mengelakkan kekeliruan di kalangan syarikat, sekali gus mengehadkan skop keperluan baharu kepada prosedur yang dihasilkan di bawah skim baharu dan bukan kepada prosedur yang telah pun diproses di sub-delegasi atau platform elektronik.
Hubungan dengan penyederhanaan dan pendigitalan prosedur
Keperluan untuk tandatangan elektronik tidak muncul secara berasingan, tetapi dalam proses pemodenan pentadbiran yang lebih luas yang telah dipromosikan oleh IMSS dengan kerjasama agensi transformasi digital persekutuan. Salah satu objektifnya ialah, secara progresif, sebahagian besar prosedur boleh diselesaikan dalam talian tanpa perlu pergi ke pejabat secara fizikal.
Dalam konteks ini, tandatangan elektronik semakin mantap sebagai kunci akses kepada perkhidmatan dalam talianIni melengkapi alat lain seperti NPIE, sijil digital dan fail digital masa hadapan. Ideanya ialah maklumat majikan dan pekerja akan diuruskan pada platform yang selamat, dengan rekod automatik tentang siapa yang melakukan setiap operasi dan bila ia dijalankan.
Pendekatan ini sejajar dengan trend yang diperhatikan dalam pentadbiran awam yang lain, baik dalam Mexico, seperti di pelbagai negara Eropahdi mana pengenalan elektronik dan tandatangan digital telah menjadi piawaian untuk mengakses perkhidmatan kerajaan. Walaupun IMSS memberi tumpuan kepada konteks Mexico, model penggunaan mandatori tandatangan elektronik adalah serupa dengan yang digunakan dalam sistem e-kerajaan Eropah.
Tambahan pula, pendigitalan membolehkan rujukan silang data dalam masa nyata dengan pangkalan data institusi lain, menambah baik kawalan dalaman dan mengurangkan pengulangan keperluan dokumentari, yang bermaksud kurang perjalanan dan kurang beban kerja untuk kawasan tingkap dan arkib.
Perubahan berkaitan lain: CURP biometrik dan rekod digital
Bersama-sama dengan keperluan untuk menggunakan e.firma (tandatangan elektronik) dalam prosedur dalam talian, IMSS telah mencadangkan pelarasan tambahan terhadap cara orang dikenal pasti dan untuk menyimpan maklumat tentang benefisiari dan majikan. Antara ciri yang paling menonjol ialah CURP biometrik sebagai rujukan masa hadapan untuk pengenalan diri.
Walaupun dokumen ini sedang dilaksanakan sepenuhnya di peringkat kebangsaan, Institut akan terus mengakui kad pengenalan bergambar rasmi yang sah untuk prosedur bersemuka. Walau bagaimanapun, sebaik sahaja CURP dengan data biometrik tersedia dan meluas, ia dijangka akan menjadi cara utama pengesahan identiti sebelum IMSS di wilayah Mexico.
Tambahan pula, institusi ini sedang berusaha membangunkan fail digitalDifahami sebagai "fail elektronik tunggal" yang memusatkan data peribadi, sejarah transaksi, dokumen dan tindakan pentadbiran, fail ini secara beransur-ansur akan menggantikan arkib fizikal tradisional, membolehkan Dokumen-dokumen tersebut dirujuk dan disahkan dalam format digital. oleh kakitangan yang diberi kuasa daripada mana-mana unit pentadbiran.
Gabungan CURP biometrik (Kod Pendaftaran Populasi Unik), rekod digital dan tandatangan elektronik mewujudkan persekitaran di mana identiti dan maklumat majikan dan pekerja akan diuruskan terutamanya secara elektronik. Sistem ini, serupa dengan yang telah digunakan dalam beberapa pentadbiran Eropah, bertujuan untuk memperkukuhkan keselamatan maklumat dan mengurangkan kemungkinan penyamaran atau manipulasi data.
Cadangan untuk majikan dan wakil undang-undang
Memandangkan penggunaan tandatangan elektronik yang wajib dalam beberapa prosedur dalam talian akan berlaku, IMSS sendiri mengesyorkan untuk majikan, wakil undang-undang dan firma perakaunan Ambil beberapa langkah berjaga-jaga untuk mengelakkan kemunduran semasa menguruskan kewajipan anda.
Pertama sekali, ia adalah mustahak sahkan bahawa tandatangan elektronik adalah sahJika sijil telah tamat tempoh atau hampir tamat tempoh, adalah dinasihatkan untuk memperbaharuinya dengan SAT atau, jika berkenaan, pulihkan kata laluan orang SETIA dengan notis awal yang mencukupi, kerana tanpa tandatangan aktif, permohonan elektronik yang dimaksudkan dalam perjanjian tidak akan dapat diselesaikan.
Adalah juga dicadangkan agar orang yang bertanggungjawab untuk prosedur tersebut biasakan diri anda dengan penggunaan e-tandatangan di platform digital rasmidaripada kedua-dua SAT dan IMSS. Ini melibatkan pemahaman bagaimana fail yang berkaitan dengan tandatangan, kata laluan dan langkah-langkah untuk menutup borang secara elektronik (atau Tandatangan dokumen Pejabat) dan cara mengesahkan bahawa penghantaran telah dibuat dengan betul.
Akhir sekali, adalah berguna untuk membuat semakan terlebih dahulu. Apakah prosedur syarikat yang dilakukan dalam talian? dan yang mana akan terus diproses secara bersemuka, supaya dokumentasi dapat disusun secara dalaman dan orang atau orang-orang yang akan melaksanakan perwakilan digital sebelum Institut dapat ditetapkan.
Dengan perubahan ini, IMSS sedang menuju ke arah model pengurusan di mana e.firma menjadi elemen utama untuk beroperasi dalam persekitaran digitalIni juga membuka jalan untuk rekod elektronik dan pengenalan biometrik yang lebih meluas. Bagi perniagaan dan majikan, penyesuaian kepada rangka kerja baharu ini melibatkan pelarasan awal, tetapi juga kemungkinan untuk mempunyai proses yang lebih diperkemas, boleh dikesan dan kurang bergantung kepada kertas.
